Giải đáp thắc mắc “Duty Manager là gì?” và tìm hiểu chi tiết về công việc của một Duty Manager trong khách sạn.
Duty Manager đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát và điều hành hoạt động của khách sạn. Vậy Duty Manager là gì? Vị trí này thực hiện những nhiệm vụ nào? Hãy cùng khám phá vị trí công việc này trong bài viết sau.
1. Duty Manager là gì?
Duty Manager (Quản lý trực ca) là người chịu trách nhiệm giám sát và điều hành các hoạt động tại khách sạn trong suốt ca làm việc của mình. Nhằm đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Họ cần nắm vững các bộ phận và khu vực trong khách sạn để có thể phối hợp với các phòng ban khác. Đồng thời hỗ trợ nhân viên trong việc giải quyết các tình huống phát sinh.
2. Mô tả công việc chi tiết của Duty Manager
Công việc của một Duty Manager không chỉ đòi hỏi sự chuyên nghiệp trong quản lý. Mà còn cần khả năng xử lý tình huống linh hoạt, nhanh chóng và hiệu quả. Dưới đây, LiC Agency sẽ chia sẻ chi tiết về những nhiệm vụ mà Duty Manager phải thực hiện trong khách sạn:
2.1 Quản lý nhân viên
Một trong những nhiệm vụ quan trọng của Duty Manager là giám sát và hỗ trợ nhân viên trong ca làm việc. Điều này không chỉ bao gồm việc phân công công việc hợp lý. Mà còn là việc hỗ trợ và giải quyết các vấn đề mà nhân viên gặp phải trong suốt ca làm việc. Duty Manager cần đảm bảo rằng các nhân viên đều tuân thủ đúng các quy trình và tiêu chuẩn của khách sạn. Họ cũng cần phải thực hiện các cuộc họp ngắn với các bộ phận, thông báo các thông tin quan trọng. Đồng thời điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.
2.2 Đảm bảo chất lượng dịch vụ
Vị trí Duty Manager phải đảm bảo chất lượng dịch vụ luôn đạt mức cao nhất. Cụ thể đó là kiểm tra và giám sát các dịch vụ của khách sạn. Từ việc đảm bảo sự sạch sẽ của phòng ốc, đến việc đảm bảo các tiện nghi trong phòng hoạt động bình thường. Họ cũng cần phải theo dõi sự hài lòng của khách hàng. Từ đó kịp thời điều chỉnh dịch vụ nếu có bất kỳ vấn đề nào. Bằng cách này, Duty Manager giúp duy trì uy tín của khách sạn. Đồng thời tạo dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng.
2.3 Giải quyết tình huống và khiếu nại
Duty Manager đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý các tình huống khẩn cấp. Hoặc khiếu nại từ khách hàng. Họ phải có khả năng đưa ra quyết định nhanh chóng và hợp lý để giải quyết các vấn đề phát sinh. Từ khiếu nại về phòng ốc đến các sự cố ngoài ý muốn. Điển hình như mất điện, sự cố hệ thống điều hòa. Hay các vấn đề về dịch vụ ăn uống. Bằng sự khéo léo trong giao tiếp và kỹ năng giải quyết vấn đề, Duty Manager sẽ làm hài lòng khách hàng. Từ đó đảm bảo rằng khách sạn vẫn giữ được hình ảnh chuyên nghiệp và uy tín. Họ cũng phải làm việc với các bộ phận khác để phối hợp giải quyết các tình huống phức tạp.
2.4 Báo cáo và cập nhật thông tin
Duty Manager cần phải báo cáo tình hình hoạt động của khách sạn cho quản lý cấp cao sau mỗi ca làm việc. Các báo cáo này bao gồm các sự cố, vấn đề đã được xử lý, tình hình tài chính (nếu có). Cũng như các sự kiện đáng chú ý trong ca làm việc. Việc ghi nhận và phân tích các sự cố sẽ giúp khách sạn cải thiện quy trình làm việc. Đồng thời giảm thiểu những vấn đề tương tự trong tương lai. Duty Manager cũng phải cung cấp thông tin về hiệu quả công việc của các bộ phận và các nhân viên dưới quyền.
3. Những kỹ năng cần có để trở thành Duty Manager
Để trở thành một Duty Manager xuất sắc trong ngành khách sạn, bạn cần có một số kỹ năng quan trọng sau:
3.1 Kỹ năng lãnh đạo
Duty Manager cần có khả năng lãnh đạo mạnh mẽ để quản lý và điều phối các nhân viên trong suốt ca làm việc. Kỹ năng lãnh đạo giúp họ tạo dựng môi trường làm việc tích cực, truyền cảm hứng cho nhân viên. Đồng thời đưa ra quyết định khi gặp tình huống khó khăn.
3.2 Kỹ năng giải quyết vấn đề
Trong ngành khách sạn, các tình huống khẩn cấp và vấn đề phát sinh là điều không thể tránh khỏi. Duty Manager phải có khả năng giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả. Từ xử lý khiếu nại của khách hàng cho đến các sự cố trong khách sạn.
3.3 Kỹ năng giao tiếp
Khả năng giao tiếp rõ ràng và hiệu quả với nhân viên, khách hàng và các bộ phận khác trong khách sạn là rất quan trọng. Duty Manager cần biết cách truyền đạt thông tin một cách mạch lạc. Đồng thời lắng nghe và hiểu nhu cầu của khách hàng và nhân viên.
3.4 Kỹ năng quản lý thời gian
Vị trí này phải thực hiện khối lượng công việc lớn và nhiều nhiệm vụ cần thực hiện trong một thời gian ngắn. Do đó, họ cần có khả năng quản lý thời gian hiệu quả. Duty Manager phải ưu tiên các công việc quan trọng. Ngoài ra đảm bảo rằng mọi bộ phận đều hoạt động đúng kế hoạch.
3.5 Kỹ năng quản lý xung đột
Trong môi trường khách sạn, xung đột giữa khách hàng, nhân viên hoặc các bộ phận là điều không thể tránh khỏi. Duty Manager cần có khả năng xử lý và giải quyết xung đột một cách tế nhị. Cũng như giữ cho mọi tình huống luôn trong tầm kiểm soát mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ.
3.6 Kỹ năng tổ chức
Duty Manager phải có khả năng tổ chức công việc một cách hợp lý. Điều này giúp mọi bộ phận trong khách sạn đều hoạt động hiệu quả. Kỹ năng này bao gồm việc lên lịch làm việc cho nhân viên, phân công công việc, giám sát tiến độ. Thêm vào đó là đảm bảo các công việc được hoàn thành đúng thời hạn.
4. Lời kết
Trên đây là toàn bộ thông tin cơ bản cần biết về vị trí Duty Manager trong khách sạn. Hy vọng qua đó, bạn đã hiểu rõ khái niệm Duty Manager là gì. Cũng như công việc và kỹ năng để trở thành một quản lý trực ca. Đừng quên theo dõi những bài viết tiếp theo tại chuyên mục Marketing Khách Sạn để biết thêm nhiều thông tin hữu ích nhé.
