Cách tránh những sai lầm trong Email Marketing: 6 mẹo & quy trình để duy trì chất lượng

Đừng để những sai lầm trong Email Marketing phá hỏng chiến dịch của bạn! Nắm chắc quy trình kiểm tra chất lượng để tăng tỷ lệ chuyển đổi.

Bạn biết điều gì làm bạn đau đớn không? Dành khoảng ba tuần (hoặc hơn) để phát triển một email từ ý tưởng đến triển khai… chỉ để sau đó nhận ra rằng đã xuất hiện sai lầm trong Email Marketing.
Tôi hiểu cảm giác này quá rõ – tôi đã mắc một vài lỗi trong những năm qua. Và mặc dù không sự cố nào dẫn đến việc phải gửi email xin lỗi. Nhưng chúng vẫn ám ảnh tôi. Muốn biết một ví dụ không? Ví dụ như tiêu đề email thay mặt The Home Depot: “New Lower Prices on Lightning” (Giá mới thấp hơn trên Lightning).
Bài học ở đây là: Đợi đến sau khi phê duyệt xong mới nhập thủ công một tiêu đề biến thể sẽ làm tăng nguy cơ thất bại của bạn. (Ghi chú: Sẽ tuyệt vời biết bao nếu The Home Depot thực sự bán tia chớp?)
Nhưng nhiều khi không chỉ là lỗi chính tả hoặc ngữ pháp làm hỏng mọi thứ. Đôi khi đó là trải nghiệm người dùng trên trang đích, một liên kết bị hỏng, hoặc thậm chí chỉ là một vấn đề kỹ thuật.
Muốn biết thêm về những quy trình này? LiC Agency sẽ hướng dẫn bạn ngay sau đây.
6 mẹo & quy trình để duy trì chất lượng email

1. Kiểm tra lỗi kỹ càng trong quy trình làm việc của bạn

Đây là ưu tiên số một. Vì nó là tuyến phòng thủ đầu tiên, giữa và cuối cùng của bạn. Sau đây là quy trình làm việc đạt tiêu chuẩn mà bạn có thể tham khảo:

Ý tưởng/Lập kế hoạch
Viết nội dung
Kiểm tra lỗi
Thiết kế
Kiểm tra lỗi
Đảm bảo chất lượng (QA)
Kiểm tra lỗi

Hãy dựa vào cả phần mềm và biên tập viên con người. Bạn cần tin tưởng vào sản phẩm của mình và tin vào sức mạnh của ngữ cảnh. Biên tập viên sẽ kiểm tra toàn bộ nội dung email. Để đảm bảo không có lỗi nào bị bỏ sót.
Kết quả? Nội dung chất lượng và tự nhiên.

2. Tạo vòng phản hồi khách hàng hiệu quả

Sau khi gửi email, hãy lắng nghe và theo dõi phản hồi của khách hàng. Ngày nay, việc thiết lập một vòng lặp qua Slack (hoặc Hipchat, v.v.). Để phản hồi người dùng theo thời gian thực là khá dễ dàng. Đây là cách bạn nên làm:

Tình huống A

Gửi email > Người dùng tương tác > Người dùng cung cấp nhận xét trên mạng xã hội (tích cực hoặc tiêu cực).
- Cách chúng tôi giải quyết: Đội ngũ mạng xã hội giám sát các đề cập trên mạng xã hội. Nếu có vấn đề, chúng tôi sẽ làm việc với quản lý mạng xã hội để phản hồi lại một cách nhanh chóng. Nếu vấn đề nhỏ hoặc tạm thời, chúng tôi sẽ báo ngay cho đội sản phẩm.
Tình huống B

Gửi email > Người dùng tương tác > Người dùng phản hồi trực tiếp qua email > Phản hồi tự động tạo một vé Zendesk > Đội hỗ trợ khách hàng xử lý vé.
- Cách chúng tôi giải quyết: Bí quyết để tự động hóa khả thi ở đây là đảm bảo mọi phản hồi cho các chiến dịch tiếp thị của chúng tôi đều tự động tạo vé Zendesk. Đội hỗ trợ của chúng tôi tự động xử lý các trường hợp họ có thể giải quyết. Hoặc đã biết cách giải quyết. Mọi thông tin định tính được chia sẻ qua kênh Slack #Marketing-Replies mà đội email cùng theo dõi với đội hỗ trợ. Quy trình này không chỉ rút ngắn thời gian xử lý. Mà còn giúp các phản hồi trở nên tinh tế hơn.

Lời khuyên lớn nhất ở đây là luôn tìm kiếm phản hồi sau mỗi lần gửi lớn. Phản hồi này có thể không ảnh hưởng trực tiếp đến đội của bạn. Nhưng bằng cách theo dõi và chuyển tiếp nó đến các đội phù hợp, bạn sẽ tăng giá trị của mình. Và điều đó sẽ làm tăng uy tín của đội email trong công ty. Bạn cũng sẽ học được những cụm từ có thể không phù hợp với khán giả. Nhằm cải thiện phong cách của mình theo thời gian.

3. Cân bằng tự chủ và cân bằng

Phần quan trọng nhất của quy trình phê duyệt cuối cùng là hệ thống kiểm tra và cân bằng.
Cố gắng giữ cho quy trình gọn nhẹ nhưng hiệu quả. Có một người chính kiểm tra tất cả các biến. Và các chuyên gia đảm bảo chất lượng trong lĩnh vực cụ thể của họ. Quy trình này có thể như sau:

Lập trình viên/Thiết kế viên: Kiểm tra việc hiển thị email trên các ứng dụng email, triển khai tất cả các liên kết, thẻ theo dõi, thẻ thay thế,… Và tải HTML vào nền tảng email.
Đội QA: Kiểm tra tất cả các biến trong sản xuất (tức là họ triển khai từ nền tảng email).
Quản lý dự án chính: Kiểm tra tất cả những điều trên trước khi triển khai (ít nhất ở mức độ cao). Và đảm bảo phiên bản cuối cùng được gửi đến bất kỳ bên liên quan cần thiết nào (sếp của bạn, đội pháp lý, biên tập viên,..). Quản lý dự án có thể là người tiếp thị qua email của bạn.
Biên tập viên: Phê duyệt cuối cùng về sáng tạo. Lý tưởng nhất là lần kiểm tra cuối cùng không phải là lần đầu tiên biên tập viên của bạn nhìn thấy bản sao.

Đừng đặt việc kiểm tra QA cuối cùng chỉ do quản lý dự án thực hiện. Và nếu bạn là quản lý dự án, đừng cắt bớt để tiết kiệm thời gian. Ngày nay, với các biến số luôn thay đổi để tối ưu hóa trong Email Marketing, có quá nhiều thứ có thể sai.

4. Kiểm tra lại email tự động định kỳ

Nói một cách ngắn gọn và dễ hiểu: Đừng thiết lập và quên nó đi. Hãy xem lại nội dung sáng tạo theo chu kỳ để đảm bảo chất lượng. Cố gắng xem lại email theo định kỳ hợp lý. Tối thiểu, đừng để quá một năm mà không xem lại nội dung sáng tạo đang hoạt động.

5. Kiểm tra kỹ các mẫu cho email động

Nếu bạn đang gửi email cá nhân hóa với nhiều nội dung động. Hãy chắc chắn rằng bạn xem trước nhiều phiên bản trước khi triển khai. Hãy đảm bảo kiểm tra tất cả các điểm tiếp xúc trước khi gửi.

6. Đừng để robot viết tất cả

Có rất nhiều công nghệ của bên thứ ba thú vị trong Email Marketing ngày nay. Và mặc dù có rất nhiều bản demo, hãy cố gắng không phụ thuộc quá nhiều vào tự động hóa để viết nội dung.
Điều này không có nghĩa là bạn không nên thử nghiệm. Để tìm ra cách tối ưu hóa nội dung email. Nhưng cho phép học máy tự điều khiển hoàn toàn có thể làm giảm chất lượng và sự nhất quán của chiến lược email. Sau cùng, các công cụ tự động này thường tối ưu hóa cho các chiến dịch email cá nhân. Nhưng không thể nghĩ về toàn bộ hành trình của khách hàng.

Tóm lại, hãy đánh giá các công cụ này một cách cẩn thận. Mặc dù để robot tạo ra 100 tiêu đề cho bạn nghe có vẻ tuyệt vời. Nhưng bạn luôn phải kiểm tra để đảm bảo rằng kết quả phản ánh đúng thông điệp. Và giọng điệu của thương hiệu của bạn.
Nhưng đừng để quan điểm này làm bạn hoàn toàn sợ hãi. Có thể có một quy trình kết hợp cho phép thực hiện các bước từ một đến năm ở trên. Để kiểm soát chất lượng và trách mắc những sai lầm trong Email Marketing.