Khám phá top những phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất 2025 giúp tự động hóa đặt phòng, quản lý buồng phòng, doanh thu và kênh phân phối.

1. Phần mềm quản lý khách sạn là gì?

Phần mềm quản lý khách sạn là một hệ thống công nghệ được thiết kế để hỗ trợ quản lý toàn bộ hoạt động của khách sạn trên một nền tảng duy nhất. Tùy vào giải pháp, PMS có thể bao gồm:

• Quản lý đặt phòng (Booking Management)
• Quản lý lễ tân (Front Office)
• Quản lý buồng phòng (Housekeeping)
• Quản lý kênh phân phối (Channel Manager)
• Quản lý giá và khuyến mãi (Rate Management)
• Báo cáo và phân tích doanh thu

Điểm mạnh của PMS là giúp kết nối thông tin giữa các bộ phận – từ lễ tân, buồng phòng, bếp, đến quản lý cấp cao – để đảm bảo vận hành liền mạch.

2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn

Việc ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho cả chủ khách sạn, nhân viên và khách hàng. Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí nhân sự, phần mềm còn góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu doanh thu.

2.1. Tiết kiệm thời gian và nhân sự

• Phần mềm tự động hóa các quy trình quan trọng như: đặt phòng, check-in/check-out, xuất – in hóa đơn và thanh toán.

• Nhân viên lễ tân không còn phải xử lý thủ công nhiều bước, nhờ đó có thể tập trung vào chăm sóc khách hàng tốt hơn.

• Giúp khách sạn giảm áp lực tuyển thêm nhân sự trong mùa cao điểm, tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành.

Ví dụ: Một khách sạn 3 sao có thể giảm tới 20% khối lượng công việc cho bộ phận lễ tân nhờ áp dụng phần mềm quản lý.

2.2. Tránh sai sót và thất thoát

• Dữ liệu được đồng bộ theo thời gian thực giữa các bộ phận: lễ tân, buồng phòng, kế toán, marketing.

• Giảm thiểu rủi ro overbooking (đặt phòng trùng) hoặc tính sai tiền phòng, vốn là vấn đề thường gặp khi quản lý thủ công.

• Hệ thống theo dõi doanh thu và chi phí rõ ràng, hạn chế tình trạng thất thoát tài chính hay gian lận.

2.3. Tối ưu doanh thu

• Hệ thống quản lý giá linh hoạt (dynamic pricing) giúp khách sạn dễ dàng thay đổi giá theo mùa, cuối tuần, ngày lễ hoặc khi công suất phòng tăng cao.

• Phần mềm phân tích dữ liệu đặt phòng, tỉ lệ lấp đầy và xu hướng khách hàng, từ đó gợi ý thời điểm phù hợp để điều chỉnh giá nhằm tối đa hóa doanh thu.

• Một số phần mềm còn tích hợp chức năng yield management và revenue management, hỗ trợ chiến lược kinh doanh dài hạn.

Chẳng hạn, nhờ phân tích dữ liệu, khách sạn có thể tăng giá phòng 10–15% trong dịp lễ mà vẫn duy trì tỷ lệ lấp đầy trên 90%.

2.4. Nâng cao trải nghiệm khách hàng

• Quy trình check-in và check-out diễn ra nhanh chóng, chính xác, không để khách phải chờ đợi lâu.

• Hệ thống lưu trữ thông tin khách hàng giúp khách sạn cá nhân hóa dịch vụ: gợi ý loại phòng, dịch vụ bổ sung dựa trên lịch sử lưu trú.

• Đảm bảo mọi thông tin đặt phòng (ngày, loại phòng, dịch vụ kèm theo) đều minh bạch, dễ truy cập, tăng sự tin tưởng và hài lòng của khách.

2.5. Quản lý từ xa tiện lợi

• • Chủ khách sạn có thể dễ dàng theo dõi tình hình kinh doanh thông qua điện thoại, máy tính bảng hoặc laptop.

  • Doanh thu, công suất phòng, tình trạng đặt phòng… đều được cập nhật theo thời gian thực.

  • Hữu ích cho những chủ đầu tư quản lý nhiều cơ sở khách sạn hoặc thường xuyên đi công tác.

3. Các tính năng cần có ở phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất

Một phần mềm quản lý khách sạn (PMS – Property Management System) chất lượng không chỉ dừng lại ở việc hỗ trợ đặt phòng, mà còn phải bao quát toàn bộ quy trình vận hành của khách sạn. Dưới đây là những tính năng quan trọng mà bất kỳ PMS hiện đại nào cũng nên có.

3.1. Quản lý đặt phòng

• Hiển thị tình trạng phòng theo thời gian thực: Người quản lý có thể theo dõi phòng trống, phòng đã đặt, phòng cần bảo trì… chỉ bằng một màn hình trực quan.

• Hỗ trợ đặt phòng trực tiếp và gián tiếp: Ngoài kênh lễ tân, khách sạn có thể nhận booking trực tiếp từ website, fanpage hoặc qua các kênh OTA (Online Travel Agency) như Agoda, Booking.com, Traveloka.

• Hạn chế overbooking: Hệ thống tự động cập nhật khi phòng đã được đặt, giúp tránh tình trạng đặt trùng, gây phiền toái cho khách.

Ví dụ: Khi một khách đặt phòng trên Agoda, hệ thống sẽ ngay lập tức cập nhật tình trạng trên PMS để lễ tân không vô tình bán trùng phòng đó.

3.2. Quản lý buồng phòng (Housekeeping)

• Theo dõi trạng thái phòng: PMS hiển thị phòng nào đang ở, phòng nào đã dọn, phòng nào đang cần vệ sinh… theo thời gian thực.

• Tự động phân công công việc: Nhân viên housekeeping được phân công nhiệm vụ ngay trên ứng dụng, giúp tiết kiệm thời gian giao việc thủ công.

• Thông báo tức thì: Khi phòng đã được dọn xong, trạng thái lập tức cập nhật để bộ phận lễ tân có thể sẵn sàng đón khách mới.

3.3. Channel Manager tích hợp

• Đồng bộ dữ liệu với các OTA: Giá phòng, tình trạng phòng trên tất cả các kênh bán đều được đồng bộ tức thì, tránh sai lệch.

• Tiết kiệm thời gian quản lý: Không cần đăng nhập từng OTA để cập nhật thủ công.

• Giảm thiểu rủi ro trùng đặt phòng: Tất cả booking từ các kênh khác nhau đều tự động cập nhật về PMS.

 Với khách sạn từ 20 phòng trở lên, Channel Manager gần như là tính năng bắt buộc để giảm thiểu rủi ro và tối ưu hiệu quả bán phòng.

3.4. Quản lý giá và khuyến mãi

• Điều chỉnh giá linh hoạt: Cho phép thay đổi giá theo mùa cao điểm, ngày lễ hoặc khi tỷ lệ lấp phòng cao/thấp.

• Tạo gói khuyến mãi, voucher, combo: Giúp khách sạn thu hút khách mới, đồng thời giữ chân khách hàng trung thành.

• Kết hợp với Channel Manager: Tự động cập nhật giá và chương trình khuyến mãi trên tất cả kênh OTA cùng lúc.

 Ví dụ: Trong mùa thấp điểm, khách sạn có thể tạo gói “Stay 3 Pay 2” (ở 3 đêm trả 2 đêm) và áp dụng trên cả website và OTA chỉ bằng một thao tác.

3.5. Báo cáo và phân tích kinh doanh

• Thống kê chi tiết: Doanh thu theo ngày, tuần, tháng; công suất phòng; tỉ lệ hủy đặt phòng; nguồn khách chính (OTA, walk-in, trực tiếp).

• Phân tích xu hướng: PMS có thể hiển thị thời điểm nào khách sạn đông khách nhất, loại phòng nào bán chạy nhất.

• Hỗ trợ ra quyết định: Quản lý dễ dàng đưa ra chiến lược marketing, điều chỉnh giá hoặc chính sách ưu đãi dựa trên dữ liệu thực tế.

 Một số PMS cao cấp còn tích hợp AI phân tích dự báo (predictive analytics), cho phép dự đoán nhu cầu đặt phòng trong tương lai để khách sạn chủ động tối ưu giá và nguồn lực.

4. Top 4 phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất 2025

4.1. ezCloudhotel

• Ưu điểm: Giao diện thân thiện, hỗ trợ tiếng Việt, tích hợp Channel Manager và cho phép quản lý từ xa.

• Phù hợp: Từ homestay, khách sạn nhỏ đến chuỗi resort.

• Tính năng nổi bật: Quản lý đa chi nhánh, báo cáo chi tiết, đồng bộ bán phòng trực tuyến.

• Nguồn gốc: Phần mềm được phát triển tại Việt Nam bởi công ty ezCloudhotel, với nền tảng công nghệ điện toán đám mây phù hợp cho mọi quy mô cơ sở lưu trú.

4.2. KiotViet

• Ưu điểm: Giao diện dễ dùng, phổ biến tại Việt Nam, tích hợp quản lý bán hàng và kho.

• Phù hợp: Khách sạn nhỏ, homestay, nhà nghỉ có dịch vụ ăn uống hoặc cửa hàng tiện ích kèm theo.

• Điểm mạnh: Báo cáo doanh thu chi tiết, quản lý kho – F&B, hỗ trợ bán hàng đa kênh.

• Đáng chú ý: Được hơn 200.000 doanh nghiệp Việt Nam tin dùng, là một trong những phần mềm quản lý bán hàng phổ biến nhất tại Việt Nam.

4.3. Cloudbeds

• Ưu điểm: Kết nối với hơn 300 OTA, hỗ trợ đa ngôn ngữ, tự động hóa vận hành.

• Phù hợp: Chuỗi khách sạn hoặc cơ sở lưu trú quốc tế.

• Điểm mạnh: Tích hợp công cụ quản lý bán hàng (sales) và CRM, nâng cao trải nghiệm khách hàng.

• Đáng chú ý: Được đánh giá là phần mềm quản lý khách sạn hàng đầu trong cuộc bình chọn HotelTechAwards 2025.

4.. Hotelogix

• Ưu điểm: Hệ thống lưu trữ đám mây, hỗ trợ nhiều tính năng nâng cao và tùy chỉnh.

• Phù hợp: Khách sạn vừa và lớn, có nhu cầu mở rộng.

• Điểm mạnh: Tích hợp OTA/GDS, POS, dashboard tùy chỉnh, quản lý housekeeping hiệu quả. Có bản dùng thử 15 ngày.

5. Tiêu chí chọn phần mềm quản lý khách sạn phù hợp

Để lựa chọn được một phần mềm quản lý khách sạn (PMS) hiệu quả, bạn cần xem xét kỹ lưỡng các yếu tố sau:

5.1. Phù hợp với quy mô khách sạn

• PMS phải đáp ứng được số lượng phòng, chi nhánh và mô hình hoạt động (homestay, khách sạn 3 sao, resort 5 sao…).

• Tránh chọn phần mềm quá đơn giản (không đủ tính năng) hoặc quá phức tạp (thừa chức năng, khó dùng).

5.2. Dễ sử dụng và thân thiện với nhân viên

• Giao diện trực quan, thao tác nhanh gọn.

• Nhân viên lễ tân, buồng phòng, kế toán có thể sử dụng ngay sau khi được hướng dẫn ngắn.

• Giảm chi phí và thời gian đào tạo nhân sự.

5.3. Bảo mật dữ liệu cao

• Đảm bảo an toàn cho dữ liệu khách hàng, doanh thu, thông tin giao dịch.

• Hỗ trợ phân quyền người dùng rõ ràng, tránh rò rỉ hoặc lạm dụng thông tin.

• Có cơ chế sao lưu (backup) và phục hồi dữ liệu khi xảy ra sự cố.

5.4. Hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng

• Đội ngũ hỗ trợ 24/7 để xử lý kịp thời sự cố hệ thống.

• Hướng dẫn chi tiết khi có cập nhật phần mềm hoặc nâng cấp tính năng.

• Đặc biệt quan trọng với khách sạn hoạt động liên tục, không có thời gian “ngừng dịch vụ”.

5.5. Chi phí hợp lý, minh bạch

• Giá phần mềm cần phù hợp với ngân sách và quy mô khách sạn.

• Cần rõ ràng về phí triển khai, phí duy trì hàng tháng/năm, phí nâng cấp.

• Tránh lựa chọn phần mềm có nhiều chi phí ẩn gây phát sinh sau này.

6. Xu hướng phần mềm quản lý khách sạn trong năm 2025

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, phần mềm quản lý khách sạn (PMS) đang không ngừng được nâng cấp để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của ngành du lịch – lưu trú. Năm 2025, một số xu hướng nổi bật bao gồm:

6.1. Tích hợp AI (Trí tuệ nhân tạo)

• Dự đoán công suất phòng dựa trên dữ liệu lịch sử và xu hướng du lịch.

• Gợi ý giá phòng tối ưu (dynamic pricing) nhằm giúp khách sạn tối đa hóa doanh thu.

• Phân tích hành vi khách hàng để cá nhân hóa dịch vụ.

6.2. Thanh toán không tiền mặt

• Các phương thức thanh toán qua QR code, ví điện tử, thẻ ngân hàng ngày càng phổ biến.

• Giúp khách hàng thuận tiện hơn và khách sạn dễ dàng kiểm soát dòng tiền.

6.3. Tích hợp Marketing Automation

• Hệ thống tự động gửi email/SMS chăm sóc khách hàng sau khi check-out.

• Đề xuất dịch vụ bổ sung hoặc khuyến mãi đặc biệt nhằm tăng tỷ lệ khách quay lại.

6.4. Kết nối IoT (Internet of Things)

• Quản lý và điều khiển thiết bị trong phòng như điều hòa, đèn, khóa cửa thông minh ngay trên phần mềm.

• Nâng cao trải nghiệm khách lưu trú và tiết kiệm chi phí vận hành.

7. Kết luận

Trong bối cảnh ngành khách sạn ngày càng cạnh tranh, việc ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất là giải pháp thiết yếu để:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí nhân sự.

• Hạn chế sai sót và thất thoát tài chính.

• Nâng cao trải nghiệm khách hàng với dịch vụ nhanh chóng, chính xác.

• Tối ưu doanh thu nhờ quản lý giá và phân tích dữ liệu thông minh.